Vergadercultuur? Zinloze vergaderingen vakkundig elimineren doe je zo.

Hou je meetings alive and kicking

Hou je meetings alive and kicking: niet meer dan 10 deelnemers.

Als interim-manager loop je letterlijk van de ene vergadering naar de andere. Ik denk dat ik in mijn leven al duizenden vergaderingen heb bijgewoond, maar die vergaderingen die echt zijn blijven hangen kan ik op één hand tellen. Toch ben ik, sinds ik zo een tien jaar geleden actief vergaderingen ben gaan leiden, meer en meer een eigen stijl gaan hanteren. Tegenwoordig zijn mijn vergaderingen kort, uitermate effectief en krachtig. Ik deel graag een aantal beginselen met je.

Eerst en vooral is het zaak om vooraf een aantal dingen te weten: wat is de sfeer die je mag aantreffen? Vergadering in oorlogsstemming of voor algemeen overleg? En: wat voor soort deelnemers zul je waarschijnlijk rond de tafel krijgen? In de loop der jaren is dit het meest voorkomende lijstje geworden aan prototype deelnemers die ik heb aangetroffen in vergaderingen:

  • Deelnemers die denken dat ze experts zijn in vergaderen.
    Veelal te herkennen aan de te snelle pakken, grote mond en (in het geval van de heren) het nakijkgedrag  van (blonde) vrouwen: de haantjes. Zij gaan wel even laten zien hoe een vergadering vakkundig kan gaan verlopen want jaaa…zij hebben de hele wereld al gezien. Hun vergaderingen verlopen meestal in een monoloog, waarbij het eigen ego natuurlijk vooral niet over het hoofd wordt gezien.
    Effectief antwoord: Isoleren. Als je al niet zonder deze mensen kunt op je meeting, geef ze dan een beperkt, controleerbaar en voor jou sterk overzichtelijk podium. Voor de rest isoleer je ze gedurende de meeting door anderen actief het spreekrecht te geven. Je gaat zien dat ze na verloop van tijd je meetings niet meer zullen willen bijwonen, wat het haantjesgedrag natuurlijk evenredig helpt te in te dammen.
    .
  • Deelnemers die er al van uit gaan dat iedereen het met hun eens is.
    De meesten onder ons moeten het hebben van een instemmend geknik, een fomeel ‘ja’ of ‘nee’ of een knipoog om te voelen dat men het met je eens is tijdens een vergadering. Er zijn echter ook vergaderaars die er van uit gaan dat iedereen al bij voorbaat het met hun eens is. Zeker als zij al van te voren bij de coffeecorner van iemand hebben weten te ontfutselen dat de grote baas een bepaalde zienswijze heeft die, hoe toevallig, net ook met hun zienswijze overeen komt. Andere participanten aan je vergadering zullen, indien jij niet vakkundig als voorzitter optreedt, je meeting dan ook verlaten met een resterend gevoel in de orde van grootte van a) ‘saai en voorspelbaar’, b) ‘snel vergeten’ of c) ‘sabotteren die handel!’.
    Effectief antwoord: Start je meeting met de melding dat je iedereen evenredig en rechtmatig aan het woord wilt laten komen. Onthou dat mensen in algemene zin eerder besluiten zullen ondersteunen waarvan zij het gevoel hebben dat zij eraan hebben bijgedragen, dan dat zij het gevoel hebben dat hen een beslissing is opgedrongen.
    .
  • Deelnemers die vinden dat vergaderingen wel heel echt nodig zijn.
    Bekend van grote, logge en overambtelijke organisaties: de echte vergadertijgers. Zij vinden dat elke ontwikkeling wel aanleiding moet zijn voor het bij elkaar roepen van een nieuw krijgsberaad. Uhhhh nee dus.
    Effectief antwoord: Stel elke vergadering eerst voor je zelf, en daarna in breder verband, ter discussie. Hou daarbij de stelregel aan dat als de meeting dient om het personeel en de organisatie een concrete stap verder te brengen, dat het dan wel goed zit. Is dat niet zo, werp dan de vraag op of er andere mogelijkheden zijn om het onderwerp te tackelen.

Tot slot: ik hou altijd deze regels aan bij het beleggen van een vergadering:

  1. Tenzij het algemene personeelsvergaderingen of aandeelhoudersvergaderingen zijn: niet meer dan 10 deelnemers per vergadering;
  2. Het nut en het onderwerp van de vergadering moet vooraf bekend staan.
  3. Er moet een agenda aanwezig zijn voor de vergadering, die ordentelijk voorafgaand is verspreid.
  4. Iedereen neemt actief deel aan de meeting en als je de voorzitter van de vergadering bent zorg je daar natuurlijk voor.
  5. Niemand hoeft dagenlang of wekenlang te wachten op een meeting voordat er echte knopen kunnen worden doorgehakt. Indien de urgentie daarom vraagt, beleg dan de meeting meteen en herschik je prioriteiten.
  6. Per vergadering moet er minstens één iemand aanwezig zijn die besluitbevoegd is. Is dat niet het geval, ga dan niet of wijs de meeting af.

2 Reacties

  1. patrick says:

    ik mis nog de standaard:
    – niet langer dan 45min vergaderen
    – een vergader agenda hebben en je er aan houden
    – en niet te vergeten notulen. (ik weet het, saai maar dan weet iedereen waar ze aan toe zijn).

  2. Shazleen Sanders says:

    Totally agree with the article. Another tip from my own experience is : Plan in 5min at the end of each meeting for wrap-up. Repeat and note clearly who will do what, and next steps.

Laat een reactie achter bij patrick Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

What is 7 + 7 ?
Please leave these two fields as-is:
IMPORTANT! To be able to proceed, you need to solve the following simple math (so we know that you are a human) :-)